На сегодняшний день партнерские отношения в рамках одного государства или на международном уровне достаточно развиты, что дает возможность многим фирмам находить новые рынки сбыта свой продукции, расширять сферу влияния или искать надежных партнеров по бизнесу за пределами своей страны. Кроме того, существуют большие возможности увеличения развития и наращивания потенциала в определенной области науки или производства.
Правильная и успешная организация выставочной деятельности позволяет в полной мере осуществить все задуманные планы и существенно повлиять на развитие и популяризацию целой отрасли производства.
Ключевые особенности организации мероприятий различного уровня
Несмотря на то, что выставки могут быть местного масштаба, знаковым событием для целого региона и страны или иметь международный формат, существует целый ряд общих особенностей каждого мероприятия, которые закладываются в общую концепцию событий.
Весь процесс подготовки мероприятия можно разбить на несколько условных этапов:
- концепт выставки. Определяется основной стиль и направленность конкретной выставки – это может быть узкопрофильное мероприятие, например презентация компьютерного программного обеспечения одной всемирно известной компанией. Это может быть и широкоформатная многофункциональная выставка – например мебельная продукция со всех уголков страны или мира;
- выявление и анализ коммерческой части проекта. Прежде чем проводить организацию выставки, необходимо просчитать затратную часть и окупаемость вложений. Не стоит думать, что организация выставочной деятельности – это для волонтеров и альтруистов. На самом деле это серьезный бизнес, требующий довольно существенных вложений, особенно если речь идет о знаковых мероприятиях. В коммерческой части должны быть учтены все расходы: аренда помещений, обеспечение безопасности на мероприятии, расходы на рекламу проекта, выпуск полиграфической продукции и много другое. Также не стоит забывать и о доходах – продажа входных билетов, субаренда площадей, наличие спонсоров;
- формирование оргкомитета и определение места проведения. К этому этапу стоит отнестись с максимальной ответственностью, ведь на кону репутация компании организатора выставки. В состав оргкомитета должны входить профессионалы свой сферы, которые при совместных усилиях образуют функциональную команду. При выборе помещения стоит учитывать прогнозируемое число участников и посетителей, возможность установки различных стендов и павильонов, а также удобство подъезда для участников и посетителей и общее месторасположение выставки;
- разработка и создание программы выставки, определение участников и ориентация на конкретный контингент посетителей, создание фирменного стиля мероприятия – все эти этапы можно объединить в один подготовительный процесс, который начинает оргкомитет выставки после подписания договора аренды с владельцем выставочных площадей;
- создание рекламной кампании. Бытует ошибочное мнение, что известные на весь мир проекты «раскручивать» не нужно – люди и так осведомлены и регулярно посещают профильные мероприятия. На самом деле задача любой рекламной кампании – привлечь интерес к определенному событию у максимального количества людей. От этого выигрывают все: организаторы мероприятия получают дополнительные деньги от продажи входных билетов, участники мероприятия существенно увеличивают свои шансы найти новых покупателей и стремятся выставить свою продукцию в максимально эффективном ракурсе. Да и посетители известных мероприятий получают шанс найти необходимый товар (услугу), пообщаться непосредственно с производителем.
Есть и другие особенности организации и проведения выставочных мероприятий, которые стоит учитывать, ориентируясь на профиль конкретного события.
На территории ЦВК «Экспоцентр» регулярно проводится целый ряд различных мероприятий, начиная от небольшой выставки регионального значения и заканчивая крупнейшими событиями международного уровня. Благодаря наличию специально оборудованных павильонов различной площади появилась возможность проведения мероприятий самого разного профиля.
Загрузка ...