БОЛТУН, МОЛЧУН И ПЕССИМИСТ: КАК НЕ ДАТЬ СОРВАТЬ ИМ СОВЕЩАНИЕ

Кто будет председателем?

Важный аспект в проведении совещаний – кому доверить председательство. Самому руководителю не стоит всегда брать эту роль на себя. Лучше, если собрание будет вести кто-то другой, но этот кандидат обязательно должен уметь контролировать ситуацию и «сглаживать углы». Таким образом топ-менеджер будет избавлен от лишней, рутинной работы по ведению совещания, ему не придется отвлекаться от главного, и он сможет акцентировать свое внимание на действительно позитивных предложениях. Совещание пройдет продуктивней.

Функции председателя совещания:

• Наблюдать и контролировать направление дискуссии;
• Отстаивать свою точку зрения;
• Создавать консенсус;
• Разряжать напряженную обстановку, гасить конфликты;
• Поддерживать выступающих.

Председательствующий на совещании должен контролировать процесс и определять, кому из участников дать слово, а кому необязательно, кто из сотрудников поделится своими соображениями по решению проблемы или выступит с готовыми предложениями.

В прениях желательно вначале предоставить возможность выступления сотрудникам низшего звена, затем среднего и только в конце дать слово менеджерам высшего эшелона. При таком порядке руководители не подавят своим авторитетом инициативу мыслящих сотрудников, стоящих на низших ступенях иерархической лестницы.

На совещании крайне важен эмоциональный климат, контролировать накал страстей также обязанность председателя совещания.

Роли выступающих, как правило, делятся на негативные и позитивные. Перечислим основные типы.

Позитивные роли:

• генератор идей
• информатор
• миротворец
• специалист
• конструктивный критик.

Негативные роли:

• критик
• болтун
• всезнайка
• молчун
• пессимист

Задача председательствующего состоит в том, чтобы максимально использовать позитив и «заблокировать» тех, кто мешает проведению совещания. Как этого добиться?

Генератору идей предоставьте возможность говорить больше, и он обязательно выдаст какую-то нестандартную идею.

Информатора тоже нужно выслушать очень внимательно, поскольку обычно он знает существо проблемы лучше других. Это человек энциклопедических знаний.

Миротворец обычно всех уговаривает «жить дружно» и способен разрядить напряженную обстановку на совещании. Ему часто поручают роль председательствующего.

Болтуну нужно дать минимум времени на выступление, постоянно задавая ему конкретные вопросы.

Всезнайке желательно сделать комплимент, оценить его знания, но при этом призвать его говорить по существу.

Молчуну следует задавать общие вопросы: «А что вы думаете по этому поводу?», «А как вы относитесь к этой ситуации?»

Пессимиста надо вовремя осадить, попросив, например, дать свои конструктивные предложения.

«Групповые» сложности

«Трудные люди» – не единственный подводный камень совещания. Председатель должен быть готов к борьбе с такими явлениями, как:

• Молчание группы;
• Замешательство группы;
• Постоянное возвращение к уже обсуждавшимся пунктам;
• Нежелание обсуждать данный вопрос;
• Конфликты в группе.

Наиболее эффективна обычно последняя часть совещания, все остальное время уходит на эмоциональный разогрев, на поиск соприкосновения различных точек зрения, на создание ассоциативных идей, на критику и пустые замечания.

Не надо стараться объять необъятное и решить все проблемы за одно заседание. Иногда совещание даже полезно перенести на другой день, подождать, когда остынут страсти, и с холодным рассудком снова вернуться к поискам решения проблемы.

Игорь ВАГИН,

директор Международного тренингового центра Игоря Вагина,
журнал На стол руководителю .